Electronic Invoice Software Generated from POS Cash Registers by VietPOS

The electronic invoice software generated from POS cash registers is an integrated sales management solution, allowing retail businesses, restaurants, cafes, and convenience stores to issue electronic invoices with tax authority codes directly at the sales counter. According to Decree 123/2020/ND-CP of the Government, all businesses selling goods and services must issue electronic invoices from July 1, 2022. Việt POS provides integrated solutions on professional cash registers, helping Vietnamese businesses comply with regulations and optimize sales processes.

##What is electronic invoice software and why is it necessary?

Electronic invoice software is an application integrated into POS cash registers, allowing the creation, storage, and sending of invoices with tax authority codes to tax agencies and customers via automated email. This solution reduces manual invoicing time by 60-80%, eliminates data entry errors, and speeds up checkout at the counter.

Based on Việt POS's experience implementing for 200+ retail businesses, restaurants, and cafes in Vietnam, electronic invoice software from POS machines offers key benefits:

• Compliance with Decree 123/2020 — avoiding fines of 5-10 million VND/instance for incorrectly issued invoices.
• Automatic issuance of invoices with tax authority codes — no need for manual invoice numbering.
• Electronic storage — reducing 80-90% of paper printing and physical invoice storage costs.
• Automated email invoice delivery — customers receive invoices immediately after payment.
• Real-time revenue reports — integrated directly into the POS machine, no need for re-entry.

##Which POS cash register models support electronic invoice issuance?

Việt POS provides electronic invoice software integrated on professional cash register models: ZPOS (I3, 1563, Core i5gen8), Sunmi T2 (L1521, L1522), Easy POS (664, J4125, 644G). All run Windows or Android operating systems, connect to the internet via LTE/WiFi, and support 80mm or 58mm invoice printing.

Below is a comparison table of popular models:

Model	Operating System	Screen	Invoice Issuance	Estimated Price
ZPOS I3 662	Windows 10	15.6 inch	Yes, integrated	18-22 million
Sunmi T2 L1521	Android	1 x 7 inch screen	Yes, integrated	12-15 million
Sunmi T2 L1522	Android	2 screens (7 + 10 inch)	Yes, integrated	16-20 million
Easy POS 664 Core i5	Windows 10	15.6 inch touchscreen	Yes, integrated	15-18 million
ZPOS 1563 Core i5	Windows 10	15.6 inch	Yes, integrated	20-25 million

These machines are all pre-configured by Việt POS with electronic invoice software, connected to tax authorities, support 80mm or 58mm invoice printing, and store data on 128GB-256GB SSDs.

##What is the process for issuing electronic invoices from a POS cash register?

The process of issuing electronic invoices from a POS machine consists of 5 steps: (1) Sales staff enter product information, quantity, and price into the POS machine; (2) The cash register automatically calculates the total amount and VAT; (3) The customer makes payment (cash, card, QR code); (4) The POS machine automatically generates an electronic invoice with a tax authority code; (5) The invoice is sent to the tax authority and the customer's email.

Detailed steps:

1. Enter sales data: Staff scan product barcodes or manually enter them into the POS machine. The machine automatically retrieves prices and product names from the database.
2. Automatic calculation: The POS machine calculates the total amount, VAT (if any), discounts, and shipping fees according to the configuration.
3. Multi-channel payment: Supports cash, credit cards, e-wallets (Momo, ZaloPay, VNPay), and bank QR codes.
4. Electronic invoice generation: The POS machine automatically connects to the tax authority, retrieves the invoice code, digitally signs it, and stores it.
5. Send invoice: The invoice is emailed to the customer, stored on the tax authority's server, and printed on paper if needed.

The entire process from steps 1-5 takes only 30-60 seconds, reducing time by 70-80% compared to manual invoicing on a computer.

##How much does it cost to implement electronic invoice software?

The cost of implementing electronic invoice software from a POS machine consists of 3 parts: (1) POS cash register 12-25 million VND; (2) Software + configuration 3-8 million VND; (3) Support and warranty services 1-2 million VND/year. Total 15-35 million VND for a complete package with 1-2 machines.

Detailed cost breakdown:

• POS cash register: 12-25 million VND depending on the model (Sunmi T2 L1521 12-15 million, ZPOS 1563 Core i5 20-25 million).
• Electronic invoice software: 3-5 million VND (including configuration, tax authority connection, staff training).
• 80mm invoice printer: 2-4 million VND (if not already owned).
• Technical support, warranty: 1-2 million VND/year (including software updates, 24/7 support).
• Electronic invoice registration: Free (provided by the tax authority).

According to Việt POS's experience, retail businesses, restaurants, and cafes with annual revenues of 500 million - 5 billion VND typically choose a configuration of 1-2 POS machines, with a total cost of 15-35 million VND, achieving ROI within 3-6 months by saving on invoice printing costs and increasing sales speed.

##Is electronic invoice software safe and secure for data?

Việt POS's electronic invoice software from POS machines complies with TCVN 9505:2014 security standards (Information Security Management), features end-to-end data encryption, daily automatic backups, supports two-factor authentication (2FA), and provides access log auditing.

Key security measures:

• SSL/TLS encryption: Invoice data is encrypted when transmitted from the POS machine to the tax authority and customer email.
• Digital signature: Invoices are digitally signed with the business's digital certificate, preventing forgery or alteration.
• Automatic backup: Invoice data is backed up on SSD and cloud servers daily, preventing data loss.
• Access control: Only authorized personnel (managers, sales staff) can issue invoices and view reports.
• GDPR compliance: Customer data (name, email, phone number) is protected according to personal data protection regulations.

Việt POS provides 24/7 technical support and monthly security updates, ensuring the system remains secure against new threats.

##How to implement electronic invoice software in a business?

The electronic invoice software implementation process consists of 4 steps: (1) Needs consultation, selecting suitable POS machines; (2) Registering for electronic invoice usage with the tax authority; (3) Configuring the software, connecting the POS machine to the tax authority; (4) Staff training, 24/7 support.

Detailed steps:

1. Needs assessment: Việt POS technical team conducts a free survey of business scale, number of sales counters, product types, and revenue to select suitable POS machines (Sunmi T2, ZPOS, Easy POS).
2. Electronic invoice registration: Assists businesses in preparing documents (business license, digital certificate, tax code) and registering with the local tax authority.
3. System configuration: Installs POS software, connects invoice printers, configures tax authority connection, imports product catalog, prices, and taxes.
4. Training + support: Trains sales staff and managers on how to use the POS machine, issue invoices, and view reports. Provides 24/7 support via hotline, email, Zalo.

Implementation time: 3-7 days from contract signing until the POS machine is fully operational.

##Next steps

Việt POS technical team provides free surveys and consulting to choose the POS machine configuration and electronic invoice software suitable for your business scale. Contact us now:

• Main Hotline: 0905 295 337 (24/7 support)
• HCMC Office: 0934 777 443
• Da Nang Office: 0905 999 656
• Can Tho Office: 0931 777 527
• Hanoi Office: 0937 845 333 (with Zalo)

See more:

• Comprehensive Sales Management Solution Viet POS
• POS Cash Register Catalog — Sunmi, ZPOS, Easy POS
• Smart Retail Solution for Smart Shopping Malls

Dưới đây là bảng so sánh các dòng máy phổ biến:

Dòng máy	Hệ điều hành	Màn hình	Xuất hóa đơn	Giá tham khảo
ZPOS I3 662	Windows 10	15.6 inch	Có, tích hợp sẵn	18-22 triệu
Sunmi T2 L1521	Android	1 màn hình 7 inch	Có, tích hợp sẵn	12-15 triệu
Sunmi T2 L1522	Android	2 màn hình (7 + 10 inch)	Có, tích hợp sẵn	16-20 triệu
Easy POS 664 Core i5	Windows 10	15.6 inch cảm ứng	Có, tích hợp sẵn	15-18 triệu
ZPOS 1563 Core i5	Windows 10	15.6 inch	Có, tích hợp sẵn	20-25 triệu

Các máy này đều được Việt POS cấu hình sẵn phần mềm xuất hóa đơn điện tử, kết nối với cơ quan thuế, hỗ trợ in hóa đơn 80mm hoặc 58mm, lưu trữ dữ liệu trên ổ cứng SSD 128GB-256GB.

##Quy trình xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền POS như thế nào?

Quy trình xuất hóa đơn điện tử từ máy POS gồm 5 bước: (1) Nhân viên bán hàng nhập thông tin sản phẩm, số lượng, giá vào máy POS; (2) Máy tính tiền tự động tính tổng tiền, thuế VAT; (3) Khách hàng thanh toán (tiền mặt, thẻ, QR code); (4) Máy POS tự động khởi tạo hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế; (5) Hóa đơn được gửi tới cơ quan thuế và email khách hàng.

Chi tiết từng bước:

1. Nhập dữ liệu bán hàng: Nhân viên quét mã vạch sản phẩm hoặc nhập thủ công vào máy POS. Máy tự động lấy giá, tên sản phẩm từ database.
2. Tính toán tự động: Máy POS tính tổng tiền, thuế VAT (nếu có), chiết khấu, phí vận chuyển theo cấu hình.
3. Thanh toán đa kênh: Hỗ trợ tiền mặt, thẻ tín dụng, ví điện tử (Momo, ZaloPay, VNPay), QR code ngân hàng.
4. Khởi tạo hóa đơn điện tử: Máy POS tự động kết nối với cơ quan thuế, lấy mã hóa đơn, ký số, lưu trữ.
5. Gửi hóa đơn: Hóa đơn được gửi email tới khách hàng, lưu trữ trên server cơ quan thuế, in ra giấy nếu cần.

Toàn bộ quy trình từ bước 1-5 chỉ mất 30-60 giây, giảm 70-80% so với xuất hóa đơn thủ công trên máy tính.

##Chi phí triển khai phần mềm xuất hóa đơn điện tử bao nhiêu?

Chi phí triển khai phần mềm xuất hóa đơn điện tử từ máy POS gồm 3 phần: (1) Máy tính tiền POS 12-25 triệu VND; (2) Phần mềm + cấu hình 3-8 triệu VND; (3) Dịch vụ hỗ trợ, bảo hành 1-2 triệu VND/năm. Tổng cộng 15-35 triệu VND cho cấu hình trọn gói 1-2 máy.

Phân bổ chi phí chi tiết:

• Máy tính tiền POS: 12-25 triệu VND tùy dòng máy (Sunmi T2 L1521 12-15 triệu, ZPOS 1563 Core i5 20-25 triệu).
• Phần mềm xuất hóa đơn: 3-5 triệu VND (bao gồm cấu hình, kết nối cơ quan thuế, đào tạo nhân viên).
• Máy in hóa đơn 80mm: 2-4 triệu VND (nếu chưa có).
• Hỗ trợ kỹ thuật, bảo hành: 1-2 triệu VND/năm (bao gồm cập nhật phần mềm, hỗ trợ 24/7).
• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: Miễn phí (do cơ quan thuế cung cấp).

Theo kinh nghiệm Việt POS, doanh nghiệp bán lẻ, nhà hàng, cafe có doanh thu 500 triệu - 5 tỷ VND/năm thường lựa chọn cấu hình 1-2 máy POS, tổng chi phí 15-35 triệu VND, hoàn vốn trong 3-6 tháng nhờ tiết kiệm chi phí in hóa đơn và tăng tốc độ bán hàng.

##Phần mềm xuất hóa đơn điện tử có an toàn và bảo mật dữ liệu không?

Phần mềm xuất hóa đơn điện tử từ máy POS của Việt POS tuân thủ tiêu chuẩn bảo mật TCVN 9505:2014 (Quản lý bảo mật thông tin), mã hóa dữ liệu end-to-end, sao lưu tự động hàng ngày, hỗ trợ xác thực 2 lớp (2FA), kiểm toán log truy cập.

Các biện pháp bảo mật chính:

• Mã hóa SSL/TLS: Dữ liệu hóa đơn được mã hóa khi truyền từ máy POS tới cơ quan thuế và email khách hàng.
• Ký số điện tử: Hóa đơn được ký số bằng chứng chỉ số của doanh nghiệp, không thể giả mạo hoặc sửa đổi.
• Sao lưu tự động: Dữ liệu hóa đơn được sao lưu trên ổ cứng SSD và cloud server hàng ngày, tránh mất dữ liệu.
• Kiểm soát truy cập: Chỉ nhân viên được phép (quản lý, nhân viên bán hàng) mới có thể xuất hóa đơn, xem báo cáo.
• Tuân thủ GDPR: Dữ liệu khách hàng (tên, email, số điện thoại) được bảo vệ theo Quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Việt POS cung cấp hỗ trợ kỹ thuật 24/7, cập nhật bảo mật hàng tháng, đảm bảo hệ thống luôn an toàn trước các mối đe dọa mới.

##Làm thế nào để triển khai phần mềm xuất hóa đơn điện tử tại doanh nghiệp?

Quy trình triển khai phần mềm xuất hóa đơn điện tử gồm 4 bước: (1) Tư vấn nhu cầu, lựa chọn máy POS phù hợp; (2) Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế; (3) Cấu hình phần mềm, kết nối máy POS với cơ quan thuế; (4) Đào tạo nhân viên, hỗ trợ 24/7.

Chi tiết từng bước:

1. Khảo sát nhu cầu: Đội kỹ thuật Việt POS khảo sát miễn phí quy mô doanh nghiệp, số lượng quầy bán hàng, loại sản phẩm, doanh thu, để lựa chọn máy POS phù hợp (Sunmi T2, ZPOS, Easy POS).
2. Đăng ký hóa đơn điện tử: Hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ (giấy phép kinh doanh, chứng chỉ số, mã số thuế), đăng ký với cơ quan thuế địa phương.
3. Cấu hình hệ thống: Cài đặt phần mềm POS, kết nối máy in hóa đơn, cấu hình kết nối cơ quan thuế, nhập danh mục sản phẩm, giá, thuế.
4. Đào tạo + hỗ trợ: Đào tạo nhân viên bán hàng, quản lý cách sử dụng máy POS, xuất hóa đơn, xem báo cáo. Hỗ trợ 24/7 qua hotline, email, Zalo.

Thời gian triển khai: 3-7 ngày từ lúc ký hợp đồng tới khi máy POS hoạt động đầy đủ.

##Bước tiếp theo

Đội kỹ thuật Việt POS khảo sát miễn phí, tư vấn chọn cấu hình máy POS và phần mềm xuất hóa đơn điện tử phù hợp với quy mô doanh nghiệp của bạn. Liên hệ ngay:

• Hotline chính: 0905 295 337 (hỗ trợ 24/7)
• Văn phòng HCM: 0934 777 443
• Văn phòng Đà Nẵng: 0905 999 656
• Văn phòng Cần Thơ: 0931 777 527
• Văn phòng Hà Nội: 0937 845 333 (có Zalo)

Tham khảo thêm:

• Giải pháp quản lý bán hàng toàn diện Việt POS
• Danh mục máy tính tiền POS — Sunmi, ZPOS, Easy POS
• Giải pháp bán lẻ thông minh cho trung tâm thương mại